CostPocketi kulutuste kajastamine Directos Mynti maksekaartide kasutamisel

Juhend kirjeldab CostPocketist saabunud kulutuste kajastamist Directos, kui ettevõte kasutab Mynti maksekaarte.

Töövoog lühidalt

1. Seadistatakse Mynti finantskonto, nt 113800, sellega seotud tasumisviis MYNT ja kulutuse staatus „Tasutud Mynt kaardiga“.
2. Raha kandmine Mynti kontole kajastatakse finantskandega: D 113800 / K Pank.
3. CostPocketist saabunud kulutused kontrollitakse, Mynti makseinfo leitakse rea Selgitusest, lisatakse staatus ja kinnitatakse korrektsete dokumentidega kulutused.
4. Koostatakse ja kinnitatakse väljamaksed tasumisviisiga MYNT, vajadusel massiga Kulutaja aruandest staatuse järgi filtreerides. Sellega suletakse võlg aruandvale isikule ja vähendatakse Mynti konto saldot. Töötajale raha ei kanta.
5. Konto 113800 saldot võrreldakse Mynti tegeliku jäägiga. Erinevuste korral kontrollitakse muu hulgas puuduvaid kuludokumente ja kinnitamata väljamakseid.

Tegemist on soovitusliku töövooga. Ettevõte võib kasutada ka muud oma töökorraldusele sobivat lahendust, mis tagab kulutuste korrektse kajastamise ja Mynti konto saldo kontrollitavuse.

1. Kuidas lahendus CostPocketis töötab?

1. CostPocketi kaudu saab ettevõte kasutusele võtta Mynti füüsilised või virtuaalsed maksekaardid. Pärast teenuse aktiveerimist ja ettevõtte tuvastamist väljastatakse töötajatele kaardid ning määratakse nende kasutuslimiidid.
2. Ettevõte kannab raha ühisele Mynti kontole, millega on seotud töötajate maksekaardid.
3. Töötaja tasub ettevõtte kulu Mynti kaardiga.
4. Kaarditehing jõuab CostPocketisse ning töötaja lisab sellele kuludokumendi.
5. CostPocketis seotakse kuludokument kaarditehinguga ja koostatakse kuluaruanne.
6. Aruanne edastatakse Directosse, kus sellest luuakse dokumentide transpordi kaudu kulutus.

Töötajate kaardid kasutavad ettevõtte ühist Mynti kontot. Kaardilimiidi määramine ei tähenda raha kandmist töötajale ega tekita raamatupidamiskannet.

2. Seadistamine Directos

Finantskonto, tasumisviis ja kulutuse staatus

Mynti kontol oleva raha arvestamiseks luuakse eraldi finantskonto ning sellega seotud tasumisviis.

Mynti kaardiga tasutud kulutuste leidmiseks lisatakse Kulutaja aruandes süsteemiseadistuse Kulutuse staatused komadega eraldatud nimekirja „Tasutud Mynt kaardiga“.

Staatus „Tasutud Mynt kaardiga“ näitab, et ost on tasutud Mynti kaardiga. See ei tähenda, et Directos oleks väljamakse juba koostatud või kinnitatud.

3. Raha kandmine Mynti kontole

Ettevõtte pangakontolt ühisele Mynti kontole tehtud ülekanne kajastatakse finantskandega.

Näiteks kantakse Mynti kontole 1000 eurot:

Tegemist on ettevõtte raha kandmisega Mynti kontole. Selleks ei koostata töötajale väljamakset ega jaotata ülekannet töötajate vahel.

4. Kulutuse kontrollimine ja kinnitamine

CostPocketis valitud makseviis lisatakse Directo kulutuse rea Selgituse väljale tekstina. Selgituses võib olla ka kaardi number või selle lõpp ning märge, et kulu ei kuulu töötajale hüvitamisele.

Näiteks:

• Transport, Mynt maksekaart 4663, ei kuulu hüvitamisele
• Kontoritarbed, Mynt maksekaart 4663, ei kuulu hüvitamisele

CostPocketist saabunud kulutusel kontrollitakse:

• kulutajat ning kuludokumentide olemasolu ja andmeid;
• ridade tüüpe, kulukontosid, käibemaksukoode ja summasid;
• ridade Selgituse väljadel olevat Mynti makseinfot;
• et dokumendil oleksid koos sama töökorralduse järgi arveldatavad kulud.

Seejärel valitakse soovituslik staatus: „Tasutud Mynt kaardiga“.

Näites on kulutaja MARI – Mari Tamm ning mõlemad kulud on tasutud Mynti kaardiga, mille lõpp on 4663.

Kulutuse kinnitamisel tekib näites järgmine kanne:

Mynti konto saldo vähendamiseks koostatakse ja kinnitatakse järgmisena väljamakse.

5. Väljamakse koostamine

5.1. Ühelt kulutuselt

Kinnitatud kulutuselt valitakse Väljamakse. Loodud dokumendi väljale Tasumisviis valitakse MYNT – Mynt konto, mille finantskonto on 113800 – Arveldused Myntiga.

Pärast andmete kontrollimist väljamakse kinnitatakse. Näites tekib kanne:

Sellega suletakse kulutuse kinnitamisel tekkinud võlg ja vähendatakse Mynti konto saldot.

See väljamakse kajastab juba tehtud kaardimakset. Töötajale raha ei kanta ning väljamakset ei saadeta panka tasumiseks.

5.2. Massiga Kulutaja aruandest

Mitme kulutuse väljamakse koostamiseks:

1. Avatakse Kulutaja aruanne ja valitakse periood.
2. Valitakse Kinnitatud: Kinnitatud ja Staatus: Tasutud Mynt kaardiga.
3. Vajutatakse ARUANNE.
4. Kontrollitakse kulutusi ja neile varem koostatud väljamakseid ning märgitakse vajalikud read.
5. Vajutatakse Loo väljamakse.
6. Väljamakse dokumendil valitakse Tasumisviis: MYNT – Mynt konto ning dokument kontrollitakse ja kinnitatakse.

Näites on staatuse järgi filtreeritud kolm kulutust:

Kõigi kolme kulutuse väljamaksete kinnitamisel tasumisviisiga MYNT väheneb konto 113800 – Arveldused Myntiga saldo kokku 272,80 euro võrra.

Enne kinnitamist kontrollitakse väljamakse tasumisviisi ja seda, et samu kulutusi ei oleks juba väljamaksega kajastatud.

Kui kasutatakse süsteemiseadistust Kulutuse staatus, millele on tehtud väljamakse, võib kulutuselt loodud väljamakse salvestamisel kulutuse staatus muutuda. Seda arvestatakse aruande filtreerimisel.

6. Puuduva kuludokumendiga kaardimaksed

Kui kaardimakse kuludokument puudub, jõuab tehing Directo kulutusele reana, mille Dok nr väli on tühi. Raamatupidaja kontrollib dokumentide olemasolu ning valib sobiva tegevuse:

• jätab kulutuse kinnitamata ja küsib töötajalt puuduva dokumendi; või
• tõstab puuduva dokumendiga rea käsitsi eraldi kulutusele ning kinnitab täielike dokumentidega kulutuse ja selle väljamakse.

Rea eraldamisel säilitatakse makseinfo Selgituse väljal ja valitakse sobiv staatus. Sama rida eemaldatakse algselt kulutuselt, et vältida topeltkajastamist.

Pärast puuduva dokumendi saabumist täiendatakse eraldi kulutust, kinnitatakse see ning koostatakse ja kinnitatakse väljamakse tasumisviisiga MYNT.

Kuni puuduva dokumendiga maksele ei ole kinnitatud väljamakset, ei vähenda see Directos Mynti konto saldot. Mynti tegelik jääk on aga kaardimakse võrra juba vähenenud.

7. Mynti konto saldo kontrollimine

Konto 113800 – Arveldused Myntiga saldot võrreldakse regulaarselt Mynti konto tegeliku jäägiga sama kuupäeva seisuga.

Erinevuse korral kontrollitakse puuduvaid kuludokumente, kinnitamata kulutusi ja väljamakseid, kasutatud tasumisviise, topeltkajastamisi ning rahaülekandeid, teenustasusid ja tagastusi.

Näide ühe töötaja kulutuse ja hilisema puuduva dokumendiga makse kohta: