Grāmatvedes Ditas Kalniņas pieredze ar CostPocket

Esam sajūsmā paziņot, ka mums ir izdevies noorganizēt sarunu ar grāmatvedības firmas SIA “Vienotais konts” vadītāju Ditu Kalniņu. Sarunā Dita atklāj ieskatu uzņēmumu grāmatvedības digitalizēšanas tendencēs, attīstībā, izdevumu vīzēšanā jeb apstiprināšanā un arī sniedz iespēju ielūkoties savā pieredzē ar dokumentu vīzēšanu.

Dita šobrīd vada grāmatvedības firmu “Vienotais konts”, taču karjeru iesāka Valsts ieņēmumu dienestā un vēlāk savu darbību pārcēla uz privāto sektoru, kur Ditai mainījās uzskati par grāmatveža lomu ikdienā.

Kādas ir bijušas tavas spilgtākās atmiņas vai mācības par Tavu ikdienu, darbojoties gan valsts iestādēs, gan privātajā sektorā?

“Strādājot valsts iestādēs un vietējos uzņēmumos uzskats ir bijis tāds, ka grāmatvedis ir galvenais darbinieks uzņēmumā - grāmatvežiem nav laika doties komandējumos un riskēt ar kavētām atskaitēm. Starptautiskajā uzņēmumā viss bija pretēji un mainīja manus līdzšinējos uzskatus par grāmatveža lomu uzņēmumā. Man lika skaidri saprast, ka grāmatvedis nav galvenais darbinieks uzņēmumā un ja tiks nokavēts kādas atskaites iesniegšanas termiņš, tas nenozīmēs pasaules galu.

Otra nozīmīgā mācība jeb atziņa, ko Dita ieguva bija saistīta ar attālināto darbu. Dita vadīja grāmatvedību uzņēmumiem kuri atradās Kanādā, ASV, Kongo un Beļģijā, uzturoties tepat Latvijā.

“Attālinātā grāmatvedīa ļāva saprast, ka ierastajai birokrātijai, kad dokumenti ir jādrukā, jāraksta virsū grāmatojumi - tam nav tādas patiesās pievienotās vērtības. Tas nerada nekādu patiesu efektivitāti šajos procesos. Uzņēmumā jau tad viss tika pakārtots tā, ka atbilda Latvijas un to valstu grāmatvedības likumiem, un tai pat laikā grāmatvedība bija digitāla. Tas ļāva saprast, ka digitālā grāmatvedība ir nākotnē un ir laiks to attīstīt.”

Tas arī bija moments, kad Ditai radās ideja par savu grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmumu, kas sniegtu maksimāli digitālas grāmatvedības pakalpojumus. Uz digitālu sadarbību orientēti klienti bija Ditas mērķis. Kā to saka Dita: “grāmatvedībā viens no garlaicīgākajiem un laikietilpīgākajiem procesiem ir arhivēto dokumentu organizēšana un uzmeklēšana - digitālā grāmatvedība šo ļoti efektīvi un tieši risina.”

Ņemot vērā, ka mūsu šīs dienas temats ir izdevumu vīzēšana jeb apstiprināšana, pastāsti, lūdzu, kas tad tas ir?

“Izdevumu vīzēšana ir no valsts iestādēm atgūts termins, no laikiem, kad katram dokumentam bija jābūt vīzētam, lai noteiktu atbildību. Izdevumu vīzēšana šobrīd ir ļoti nepieciešama un  aktuāla. To paredz arī grāmatvedības likums - tas paredz to, ka katram dokumentam ir jābūt apstiprinātam. Grāmatvedības likums paredz ieviest dažādas kontroles grāmatvedības procesos - un šī ir viena no iespējamām kontrolēm kuru būtu jāievieš uzņēmumam.”

Kad Tu pirmo reizi saskāries ar izdevumu apstiprināšanu?

“Tad kad ieviesa jauno grāmatvedības likumu - līdz tam, bija ļoti daudz neskaidrību attiecībā uz likumu. Līdz ar to, nebija arī pārliecības par to vai drīkst kārtot grāmatvedību digitāli.”

Pastāsti, lūdzu, kādus procesus jūs izmantojat izdevumu vīzēšanai darbojoties ar saviem klientiem?

“Savu klientu apkalpošanai izmantoju CostPocket, un tas arī ir minēts uzņēmumu dokumentu aprites nolikumos. 2021.gada beigās uzzināju par CostPocket. Pirms tam mēģināju izveidot arī savu sistēmu jeb rīku Microsoft Sharepointā ar workflowiem un Google Drive, bet diemžēl nesekmīgi. Jāatzīst arī, ka ir klienti kuri strādā uz vienu platformu, un ir klienti, kas strādā uz otru. Ja es būtu turpinājusi šo ceļu, tad man būtu jāuztur abas šīs vides, kas būtu milzīgs darba apjoms. Tādēļ, tiklīdz, kā uzzināju par CostPocket rīku, sapratu, ka tomēr labāk šo atstāt profesionāļu ziņā, ja reiz ir pieejami šādi gatavi augsta līmeņa digitalizešanas risinājumi.”

Kādi jums vispār bija pirmie iespaidi par CostPocket un kādus atvieglojumus viņš jums piešķīra ikdienā?

“Pirmie iespaidi bija ļoti labi. Patika iespēja redzēt to, kas ir, kas nav apstiprināts. Ja ilgāku laiku dokumenti palika neapstiprināti - to varēja ērti noteikt, pamanīt un komunicēt tālāk ar atbildīgo personu. Vadītāji novērtē iespēju bez papildus komunicēšanas ar izdevuma iesniedzēju redzēt un saprast par ko ir bijis konkrētais izdevums. Īpaši, ja vadītāji atradās citās valstīs. CostPocket ir ļoti ērts. To var darīt jebkura dienas laikā. Īpaši, ja ir cilvēki, kas kārto grāmatvedību vienreiz mēnesī. Cilvēkiem bija kauns naktī sūtīt man e-pastu, bet ar CostPocket, cilveks vienkārši ievieto dokumentus aplikācijā un es tos sev ērtā laikā jau digitālus redzu un apstrādāju. CostPocket ir ļoti ērts izdevumu apstiprināšanai, dokumentu plūsmas organizešanai, datu automatizētai ievadei grāmatvedības sistemā un digitāla arhīva veidošanai. Šie arī ir procesi, kas aizņem visvairāk grāmatveža laika.”

Sakiet lūdzu, kā tad rīkojās pārējie, kuriem nav CostPocket, vai arī kā jūs to darījāt pirms tam?

“Mēneša beigās, 2 dienas pirms PVN atskaites iesniegšanas klients ieradās ar kaudzi dokumentu, kurus bija parakstījis ar roku. Tad nu grāmatvedis ņēma un sēdās to visu kaudzi šķirot un pārbaudīt - vai viss atbilst likumam, vai viss patiešām ir parakstīts un tad vadīja ar roku dokumentu datus grāmatvedības sistēmā un grāmatoja.”

“Vēlas un pat nakts darba stundas bija normāla prakse” - Dita atcerās ar smaidu

Kāda ir jūsu klientu attieksme pret procesu digitalizāciju?

Tas ir atkarīgs no cilvēka. Arī man ir bijuši pret CostPocket un citu jebkāda veida digitalizēšanu atturīgi klienti, kas turpināja vest papīra dokumentus mums uz biroju. Tad nu mūsu grāmatveži paši izmantojot CostPocket digitalizēja šos dokumentus un veidoja arhīvu. Pēc kāda laika šiem klientiem varējam uzskatāmi parādīt, kā CostPocket vidē izskatās viņu dokumenti un, ka tur tos var ļoti viegli uzmeklēt, ja, piemēram, rodas nepieciešamība atrast kāda konkrēta piegādātāja rēķinu. Tad arī klienti saprot risinājuma burvību un beidzot pieņem to savā ikdienā. Tas ko es varu teikt - neviens, kas ir pamēģinājis CostPocket nav no tā atteicies.

Nobeidzot mūsu sarunu, saki lūdzu, kam CostPocket būtu vispiemērotākais?

“Visefektīvāk CostPocket ir izmantot starptautiskiem uzņēmumiem, jo CostPocket ir pieejams 9 valodās un nodrošina apstiprināšanu attālinātā formā. Ārvalstu uzņēmumiem ar pārstāvniecībām dažādās valstīs, ir nepieciešama šī kopīgas un uzticēšanās sajūta, par to, ka viss ir korekti un ir kontrole. CostPocket ir rīks, kas ar savām iespējām viņiem šo sajūtu nodrošina. Tāpat es ieteiktu izmantot apstiprināšanas funkcionalitāti tiem uzņēmumiem, kuros ir vairāki departamenti, projekti, objekti un nodaļas. Katrai nodaļai parasti ir savs atsevišķais budžets un ja tiek saņemts rēķins, tad vadoties pēc tā, kas konkrēto rēķinu ir apstiprinājis var noteikt, kuras nodaļas jeb projekta budžetam attiecināt konkrēto izdevumu. Ja tas notiek digitāli, tad to visu ir ļoti viegli pārbaudīt - nav vietas strīdiem par to, kas ko un kad ir apstiprinājis.”

Vispirms vēlamies pateikties Ditai Kalniņai par lielisko sarunu un par vērtīgajiem ieskatiem līdzšinējā pieredzē ar CostPocket lietošanu savā profesionālajā darbībā. Tāpat paldies ikvienam šīs intervijas lasītājam, kas atveltīja laiku, lai uzzinātu un redzētu vairāk par to, kā tieši CostPocket izdevumu vīzēšanas pakalpojums spēj uzlabot uzņēmumu un to grāmatvežu savstarpēju sadarbību un atvieglot nepatīkamās raizes.

Ja vēlies papildus informāciju par to, kā tieši CostPocket spēj atvieglot tava uzņēmuma grāmatvedības procesus, dodies uz mūsu bloga rakstu, kurš ir veltīts padziļinātai iepazīstināšanai ar mūsu produktu - https://costpocket.com/lv/blogs/costpocket-optimizesana